説明が上手い人の1つの特徴と訓練法【おすすめ本要約:一番伝わる説明の順番】

質問
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説明上手になりたいです。

私はよく上司から説明下手だといわれます。

説明上手な人と説明下手な人の決定的な違いはなんでしょうか?

上司:「何を言っているのかわからない」

この一言、強烈です。
2日は気持ちが落ちて引きずります。

説明が下手な人は、私の経験上、社内で行き場を失います。

上司:「早くやめてくんないかな」

もしかしたら、こんなふうに思われているかもしれません。

でも安心してください。

この記事では「誰でも説明上手になるテンプレート(型)」を紹介します。

型を意識して、家族で練習すれば、誰でも説明上手になれます。

この記事は、説明上手になる1つの方法が記載されてます。
この記事はこんな方にオススメです!
  • プレゼンが苦手、怖い
  • 自分でも、何を話しているのかわからないことがある
  • え?は?どいうこと?って聞き返されることが多い

の記事の信頼性
書籍「一番伝わる説明の順番」を参考に記事を書いてます

一番伝わる説明の順番

話の前提を共有していないこと【説明上手・説明下手の違い】

うーん君
うーん君

説明上手な人と説明下手な人の決定的な違いって何?

結論、話の前提を共有していないことです。
前提を揃える+PREP(プレップ法)で話す練習をしてください。

家族に対して練習する、劇的に説明上手になれるでしょう。

ちなみにPREP(プレップ)とはビジネスシーンで好まれる、結論から話す「型」です。

  • 結論:今日は会社休みます
  • 理由:熱があるから
  • 具体例:42℃あります
  • 結論:なので今日は休みます。

では、なぜPREP(プレップ)の前に、前提を揃える必要があるか。
それは、知識レベルを合わせ、相手の思考が整理できるから。

例えば、小学生に株の話をしても、通じませんよね。

そのために、説明の前に、前提を共有して、知識レベル揃える必要があるのです。

結論から伝えても、相手が会話についてこれません。

ぎもん
ぎもん

前提ってどんなこと?

前提には、目的、背景、話の範囲などがあります。

大事なことは、意識レベルを合わせること!

なので、相手が忘れてそうな出来事も前提で共有したほうが良いですね。

ビジネスシーンではこんな時、前提を共有しましょう。

  • 過去の取引でのクレーム
  • 自分の顧客について話す前
  • 担当者はどんな人か

そうすることで、スムーズに引き継ぎ、質の高いホウレンソウができます。

わかりやすい説明の型説【一番伝わる説明の順番】

本書で紹介されている、わかりやすい説明の型は以下です。

1、前提を揃える
2、結論、主張、本質
3、根拠、理由、事実
4、補足情報
5、結論、相手にしてほしいアクション

1、前提を揃える

冒頭で説明しました、前提+PREP(プレップ)です。

目的や説明範囲、過去の事象などを共有し、知識レベルを合わせます。

2、結論、主張、本質

ポイントは、結論を一言にまとめること。
だらだら長いと「結局何が言いたいの?」状態になります。

3、根拠、理由、事実

3のポイントは、根拠や理由は3つにすること。
なぜなら、1つでは根拠が弱く、5つでは、多すぎて相手が混乱するから。

4、補足情報

4のポイントは、3を支える具体例にすること。

野球の話なのに、サッカーの話になってないか、確認してください。

5、結論、相手にしてほしいアクション

5で結論を繰り返します。

なぜ繰り返すのか。

それは2から4までの時間に、話の出口を見失うから。

上司:「で、結局何の話?」を防ぎます。

前提がぱっと頭に思い浮かばない!【説明が上手い人の特徴】

質問者
質問者

前提がぱっと頭に思い浮かばない!

そういうときは、説明の範囲を決めましょう。

説明の範囲を事前に共有することを、コンサル業界では「スコープして話す」といいます。

こんなシーン見たことありませんか?

今日は◎◎について話します!

想像してください。
仕事がデキる人は、実践してますよね?

説明の前に前提を伝えるメリットは以下3つ。

  • 相手の混乱を防ぐ
  • 時間内でわかりやすく説明できる
  • 資料作成に時間が足りないときに間に合う

説明の時間は限られています。
スコープを決めることで、お互い話に集中することができます。

結果、相手の理解がスムーズになり、説明上手になれるのです。

まとめ【説明が上手い人の1つの特徴とうまくなる訓練】

まとめです。

説明上手になる方法。
それは、話の前提を共有することです。

前提を揃え+PREP(プレップ法)で話すことで説明上手になります。

克服したことで、私の人生は変化しました。
会議に参加することが楽しみになった!
上司から怒られることが少なくなった!
仕事で100万受注することができた!
誰にでも上手に説明するスキルは、すぐに身につくものではありません。
 
当たり前ですが、コツコツ勉強し、努力しなければいけません。
 
アクションプランは、家族に対し「型」を使って話す訓練をすること!
1日1回でも意識して話すこと!
 
そうすれば、呼吸するように「型」を使って説明するクセが付きます。
 
その先には仕事が楽しみに変わるスキル「説明上手」を手に入れることができます。

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